FREELANCE – PRODUTTIVA E ORGANIZZATA: STRUMENTI E METODI CHE UTILIZZO SEMPRE

Parliamo di strumenti e metodi che utilizzo ogni giorno per essere organizzata e produttiva come freelance e per trovare il tempo di fare tutto.

Anno nuovo, contenuti nuovi! Sono ormai un paio di anni che su questo blog esiste la categoria Freelance Life ma finora l’ho sfruttata poco. Con il tempo sempre più freelance, libere professioniste, piccole imprenditrici e artigiane (il mio pubblico è per più della metà composto da donne) hanno iniziato a seguirmi e a leggere questo blog regolarmente, abbiamo iniziato a confrontarci su vari argomenti e ho pensato quindi di rendere StyleNotes un luogo accogliente anche per loro nello specifico.

Renderlo uno spazio nel quale continuare a trovare ispirazione, idee, pensieri, confronto su vari argomenti, spunti di riflessione e lettura ma anche una serie di contenuti più “tecnici” e pensati per loro e per la loro attività. Se lo siete allora sapete che essere freelance, o comunque lavorare in autonomia e non da dipendenti, spesso anche sole e senza un team, rende in parte tutto più semplificato perché non ci sono persone da gestire ma talvolta frustrante perché manca uno scambio quotidiano.

Io ad esempio non sono affatto brava a gestire le email, sono proprio un disastro. E il fatto di riceverne decine ogni giorno e centinaia a settimana non aiuta. Nel mio caso, confrontarmi con collaboratori e colleghi potrebbe aiutarmi a gestire meglio questo aspetto della mia produttività.

Quindi non aspettatevi da me consigli su come avere la tanto sognata “Inbox Zero” perché non ho davvero nulla di utile da dirvi al momento; è uno dei piccoli grandi obiettivi del 2020 e magari un giorno tornerò sull’argomento con qualche dritta su come nel frattempo (spero) sarò uscita da questa situazione. Se avete voi consigli in merito, sono pronta ad ascoltarvi con attenzione.

Vorrei però raccontarvi come riesco ad essere organizzata e produttiva come freelance attraverso metodi, strumenti di lavoro e tool che utilizzo e applico ogni giorno e che mi aiutano a gestire diversi aspetti e a rendere più semplice il flusso di lavoro. Spero possano darvi un punto di vista differente e magari ispirarvi a migliorare nella vostra organizzazione quotidiana. Se poi siete già degli assi della produttività, buon per voi.

Io ho sicuramente grande margine di miglioramento e nel corso dell’anno provvederò a scrivere post aggiornati. Visto che è di fatto un percorso di crescita continua, un sistema che si adatta alla propria mole di lavoro, alla propria routine, alle abitudini e al modo di lavorare, prendete questo post come l’insieme di quello che funziona per me; il mio punto di partenza, probabilmente neanche troppo raffinato o avanzato. Ma nel mio caso abbastanza efficace in questo momento.

Altra premessa: come vedrete, per pianificare le attività legate al lavoro inevitabilmente devo avere un’idea anche di ciò che non riguarda il lavoro e di quanto tempo mi occupa (quante ore voglio dormire, quanto tempo voglio dedicare alla famiglia e ad attività personali, quanto al cucinare) in base ai miei interessi e alle mie priorità.

Come riesco ad essere organizzata e produttiva come freelance

Principi

Non parlo di “sani principi” o di quei principi sui quali voglio fondare la mia vita, principi assoluti. Intendo invece quei punti fermi e certi dai quali parto per pianificare cosa fare e come farlo, per gestire le priorità della mia vita ancora prima di quelle interne a ogni singolo ambito (ad esempio quello lavorativo). Qui entrano in ballo anche alcuni valori personali, che mi aiutano a mantenere la direzione che voglio seguire anche quando è difficile fare scelte.

Ecco quindi i principi che ho individuato:

gli obiettivi sono cose che hanno a che fare con ciò che voglio realizzare nella vita, i valori con ciò che sono e voglio essere;
le mie priorità in questo momento della vita sono il lavoro e la cura di me stessa (allenamento, alimentazione sana, benessere mentale, serenità). La mia famiglia (mio marito) non è tra le priorità che ho indicato nel senso che fa parte dei miei valori e non dei miei obiettivi. È su un piano diverso; tenermi mio marito non è un obiettivo ma tra i miei valori c’è l’essere una persona che dà peso al proprio compagno, che gli dedica tempo e attenzioni;
ho bisogno di dormire almeno 8 ore a notte (tendenzialmente dalle 23.00 alle 7.00) e voglio dedicarmi alla famiglia, al relax o ad attività personali per 1-2 ore ogni sera (salvo imprevisti di vario genere). Di conseguenza cerco di finire di cenare entro le 21.00-21.30. In questo modo so quante ore ho a disposizione durante la giornata per lavorare alla realizzazione dei miei obiettivi, senza annullare ciò che appaga i miei bisogni e mi garantisce un buon benessere emotivo;
l’allenamento in palestra per me è una delle priorità, quindi non lo inserisco nei momenti liberi (quando ne ho) ma a priori stabilisco quanti allenamenti voglio e posso fare a settimana e li inserisco nel planning settimanale;
voglio mangiare in maniera sana ed equilibrata ma non voglio dedicare molto tempo a cucinare ogni giorno. Quindi io e mio marito cuciniamo nel weekend cibi che richiedono preparazioni particolari o lunghe e aggiungiamo alimenti freschi, crudi o di rapida preparazione sul momento;
devo sapere cosa fare ogni giorno e ogni settimana, non voglio alzarmi la mattina e dover pensare a cosa ho da fare quel giorno in base alle urgenze sul momento;
devo gestire subito le priorità;
cerco di lasciare un margine ogni settimana per imprevisti (se un giorno non mi sento bene, se un lavoro mi richiede più tempo del previsto, se non mi funziona la wifi…) e urgenze (mi entra un lavoro con poco preavviso e se è interessante di solito lo accetto).

Pianificazione del lavoro da freelance: la mia routine

Partendo dai principi, che sono le basi dalle quali parto e che non metto in discussione ma che devo sempre avere bene in mente, procedo alla pianificazione vera e propria. Ecco come faccio in sintesi:

pianifico su 4 settimane, non di mese in mese ma proprio 4 settimane alla volta;
per ogni singolo giorno creo un timing in slot da 30 minuti per essere più precisa possibile nella pianificazione delle attività da fare e del tempo che penso mi occuperanno;
una volta posizionate le attività urgenti e da svolgere assolutamente mi rendo conto del tempo che ho per attività importanti ma non urgenti;
a quel punto vedo se ho tempo libero extra da dedicare ad altro: casa, svago, uscite, relax. Dico “extra” perché una volta che ho dedicato tempo ed energie ai miei obiettivi (lavoro e benessere fisico e mentale), che ho dedicato attenzioni alla mia famiglia e che ne ho ricevute, che mi sono presa del tempo per attività e svaghi personali io sono soddisfatta. Tutto il resto sono cose in più e che faccio solo se e quando ne ho voglia; che si tratti di pulire casa, della vita sociale (non sono una persona che ha bisogno di uscire con gli amici tot volte alla settimana) o di altro.

Metodi per essere produttiva come freelance

Per “produttività” intendo il lavorare bene, in maniera efficace e con un focus. Il mio è un sistema pensato per l’home-working di un freelance, che però può essere in parte applicabile anche da chi lavora in coworking:

indosso quasi sempre le cuffie Bose per attutire i vari rumori tra giardinieri, vicina molesta, urla ecc che sono inevitabili quando si vive in un condominio, per quanto piccolo; sono le stesse che utilizzo in aereo ma le ho da diversi anni e hanno il cavo, mentre gli ultimi modelli sono Bose QuietComfort 35 e Bose Noise Cancelling Headphones 700, entrambi wireless. Ho bisogno di silenzio quando scrivo e soprattutto quando programmo cose; non riesco a lavorare sempre ascoltando la musica, la ascolto solo quando devo fare grafica e editing di foto;
non lavoro (più) in cucina, una stanza luminosissima con un grande tavolo davanti alla finestra, ma sono quasi sempre nello studio durante l’anno o sul terrazzo in estate. In questo modo non vedo il resto di casa e le faccende da sbrigare, come se mi trovassi in ufficio e rientrassi la sera dopo il lavoro;
mi vesto ogni giorno, anche se so di non dover uscire per andare in palestra o per appuntamenti; scelgo indumenti comodi come leggings e felpa quando fa freddo oppure un vestitino leggero se fa caldo, non lavoro mai in pigiama tutto il tempo;
riesco a dare il meglio, a livello mentale, a partire da metà giornata e fino al tardo pomeriggio. Per questo tendo a utilizzare le prime ore della mattina per andare in palestra o per fare cose pratiche, come rispondere alle email o preparare preventivi e fatture ma anche per commissioni fuori casa. Nel tempo restante della giornata, prima di pranzo o durante il pomeriggio, riesco a dedicarmi con maggiore efficacia ad attività più mentali come scrivere, pianificare, studiare.

Tool e strumenti per organizzare e pianificare come freelance

Nella pratica utilizzo alcuni strumenti per fare la pianificazione di cui vi ho parlato prima. Non ne utilizzo molti perché credo che pianificare serva a organizzare le attività in maniera semplice; non voglio dedicare più tempo per utilizzare vari strumenti, ognuno per una cosa diversa, che a svolgere effettivamente le attività.

Quindi ecco la mia breve lista di tool:

Excel su Google Drive – lo utilizzo per il timing quotidiano e su 4 settimane. Salvandolo in Google Drive invece che sul desktop, ho la possibilità di consultarlo anche sullo smartphone e potenzialmente ovunque accedendo con i miei dati. Mi trovo bene ma dovei passare a Google Calendar perchè, soprattutto da mobile, un file Excel all’intero di un’app è qualcosa di troppo macchinoso, senza contare che per fare modifiche dal telefono dovrei scaricare un’ulteriore app (Google Sheets);
Quip – l’ho scelto dopo aver provato vari strumenti e lo utilizzo per cose semplici come prendere appunti da webinar e corsi che seguo o libri che leggo/studio, fare to do list su attività da svolgere, fare liste di contenuti da creare su blog e social, creare il calendario editoriale ma anche per cose più complesse come tracciare lo stato di avanzamento di un progetto;
PostPickr – mi serve per programmare il calendario editoriale e i relativi contenuti social. Dopo averlo usato a lungo in versione free, da qualche mese ho aderito a uno dei piani a pagamento (ne esistono per freelance e per agenzie).

Reading List

Sulla linea del mio discorso, cioè che per prendere decisioni (ad esempio programmare le cose da fare) bisogna partire da una base solida di valori e principi, c’è un libro molto famoso e che io ho in lista da leggere e che consiglio anche a voi:

Ray Dalio, “I Principi del Successo” – Al di là del titolo tradotto in italiano in maniera infelice; pensate a “successo” come il riuscire a fare cose, a raggiungere obiettivi, a prendere decisioni importanti e invece non a successo inteso come ricchezza economica o notorietà.
Ray Dalio, “Principles” – in lingua originale.

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