LIFE PLANNER: COME FUNZIONA L’AGENDA CHE AIUTA A FARE SELF-COACHING

Ho scoperto Life Planner un paio di anni fa durante una ricerca online sulle agende italiane più interessanti in circolazione per uno dei miei post di fine anno. Mi ha subito colpita per il suo layout lineare, la sua estetica minimal ma anche la presenza di varie aree tematiche utili da compilare e della sezione più motivazionale.

Non avevo mai trovato prima uno strumento come questo in Italia, cosa che non significa solo avere i testi in italiano (in fondo si tratta di un’agenda e bene o male chiunque più riuscire a utilizzarne una anche in inglese, pur non conoscendo la lingua) ma poter reperire il prodotto con comodità e senza prezzi di spedizione esorbitanti.

Intendiamoci, io amo profondamente quelle agende riccamente disegnate da chi ha fatto dell’illustrazione la propria ragione di vita oltre che il lavoro e apprezzo il grande impegno che c’è dietro la loro realizzazione. Ma è un po’ come i tatuaggi (almeno finora): belli ma sulle altre persone.

E lo stesso mi succede con quelle agende colorate e disegnate; le comprerei tutte come pezzi d’arredo al pari dei coffee table books. Però poi all’idea di utilizzarle per annotare appuntamenti, fare pianificazione e organizzare le attività mi sento male e subito in confusione. La mia mente viaggia abbastanza senza bisogno di continui stimoli, per concentrarmi e sentirmi bene ho bisogno di spazi sgombri di oggetti, ricchi di bianco e luce, di calma e silenzio e di agende essenziali.

Life Planner è arrivata nella mia vita proprio al momento giusto, quando stavo imparando a fare planning come si deve e ad adattare alle mie esigenze vari metodi, prendendo il meglio da ciascuno e creando un sistema tutto mio. Stavo per perdere le speranze nella ricerca dell’agenda perfetta per me, credevo di dover cedere al bullet journal (ma non fa per me e qui vi spiego i motivi) ma poi ho trovato lei ed è stato subito amore.

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Cosa è una Life Planner e cosa non è

Life Planner, ormai lo avrete capito, non è una semplice agenda per annotare impegni e scadenze; non è una di quelle che alla fine dell’anno rischia di restare inutilizzata al 90%, salvo una visita dal dentista, uno sciopero dei mezzi, il rinnovo dell’assicurazione da pagare e poco altro annotato distrattamente qua e là tanto per essere certi di non scordare nulla.

Innanzitutto è un planner, cioè uno strumento per pianificare cose. Ma questo è speciale perché contiene e mette insieme due diverse anime che troppo spesso vengono considerate agli antipodi. Avete presente la divisione netta tra materie scientifiche e materie umanistiche nei percorsi di studio? Si dai, quella cosa che porta troppo spesso studenti in facoltà scientifiche a dimenticare come si scrive una frase di senso compiuto in italiano e gli studenti di facoltà umanistiche a snobbare tutto ciò che ha a che fare con numeri (o ancora peggio, lettere e numeri insieme) o che non è solo da imparare a memoria.

Ovviamente sto generalizzando e semplificando molto; sicuramente ci sono tanti studenti interessati ad entrambi gli ambiti ma non parlo di questo, piuttosto di come funziona il sistema scolastico dopo il liceo. Tenete presente che io ho studiato Lettere e mio marito è ingegnere quindi ho una visione da entrambi i lati e ho avuto modo di farmi un’idea.

Perché tutto questo discorso? Ve lo spiego. Che si provi una sorta di riverenza o di repulsione nei confronti della materia opposta alla propria, tutti abbiamo chiaro che il più delle volte chi si occupa di scienze non è esattamente ferrato o appassionato per materie letterarie e viceversa. O una o l’altra. Ma non per questo non possiamo aver bisogno di tanto in tanto di un pizzico di quel che sta oltre quella linea invalicabile. E anche nelle agende succede.

O abbiamo quelle per gestire perfettamente il timing quotidiano e poi gli appuntamenti importanti a cadenza settimanale e mensile oppure i planner motivazionali che spesso mancano totalmente della parte datata; contengono solo una sfilza di domande sui nostri obiettivi, su come ci sentiamo, su cosa vorremmo migliorare nella nostra vita e cosa invece ci soddisfa. Ne esistono anche di tematici, ciascuno dei quali affronta un singolo aspetto come la vita lavorativa, quella personale, il benessere fisico ecc.

Sono sicuramente strumenti utili per approfondire quell’ambito nel quale sentiamo di avere particolari carenze o necessità di miglioramento ma siamo sicuri di riuscire a usare l’ennesimo planner, fare altre liste, rispondere a mille domande? Altro aspetto: sicuramente è importante individuare il problema e analizzarlo ma pensate che basti scrivere qualche pagina di diario per sbloccare le cose? Spoiler: no, non basta dichiarare cosa ci rende infelici o insoddisfatti e poi sederci ad aspettare che succeda qualcosa.

Life Planner si propone come uno strumento che unisce la sfera interiore con quella più pratica relativa alla realizzazione degli obiettivi, aiutandoci allo stesso tempo a maturare la giusta motivazione necessaria per affrontare le nostre sfide quotidiane. Per questa ragione non mi soddisfa definirla un’agenda motivazionale e non credo che lo sia. È molto di più.

“Agenda che aiuta a fare self-coaching” mi sembra sia una definizione più adatta. Stimola sì a riflettere e a sviluppare l’analisi introspettiva ma spinge anche e fortemente all’azione. E senza azione non possono esserci cambiamenti. Si tratta di mettere nero su bianco i propri bisogni e le mancanze, trasformarle in positivo rendendole intenzioni e da lì tirar fuori i passi da compiere per raggiungere gli obiettivi.

Credo che Life Planner dia il proprio meglio con la pianificazione a medio-lungo termine, quando la meta è difficile e lontana ed è indispensabile scomporla in micro-obiettivi, ognuno con i relativi task (le azioni da compiere) per raggiungerli.

Come funziona una Life Planner

Vediamo ora come funziona una Life Planner per capire meglio come sfruttare a pieno le sue potenzialità. Al suo interno, come vi ho anticipato, si compone di due parti: un’area “planner” e una “life“, diverse ma complementari. E capire questo vi aiuterà non solo a utilizzare al meglio questo meraviglioso strumento ma anche a gestire la vostra vita; mi sembra chiaro che il concetto alla base, cioè che non basti fare la lista dei buoni propositi e poi aspettare la fine dell’anno per spuntare le caselle, serva in generale a vivere meglio e con intenzionalità.

Area di self-coaching

Inizio da questo aspetto perché è qui che secondo me è bene iniziare. L’area di self-coaching di una Life Planner è presente fin dalle prime pagine e poi ricorre mensilmente nel corso dell’anno. Non è quindi una sezione separata dal planner vero e proprio e non è collocata all’inizio o alla fine ma va di pari passo con la parte più concreta di pianificazione.

Si parte con l’analisi delle sfere di influenza e della mappa delle emozioni, sia generale riferita alla nostra vita che relativa al punto in cui ci troviamo, da aggiornare con cadenza mensile e alla fine dell’anno. Si prosegue con un bilancio settimanale delle cose positive e di quelle negative e poi con le riflessioni di fine mese.

Prima di fissare qualunque obiettivo dovremmo concentrarci su quello che è stato per noi l’anno appena terminato ma anche tutto ciò che è stato in precedenza. Facciamo insomma un po’ il punto della nostra vita aggiornato a questo momento ma non focalizzandoci soltanto sull’anno trascorso bensì sul punto della vita in cui ci troviamo.

Sfere di influenza e mappa delle emozioni

All’inizio dell’anno e alla fine di ogni mese Life Planner propone di compilare due grafici che riprendono un esercizio tipico del primo incontro con i life coach; si tratta di mappare il proprio grado di soddisfazione nei vari ambiti della vita e il modo in cui ci sentiamo, allo scopo di capire cosa vorremmo cambiare o migliorare nella nostra vita e monitorare i cambiamenti nel corso del tempo.

L’analisi delle sfere di influenza aiuta a fare un’analisi della propria situazione attuale per capire meglio l’atteggiamento che abbiamo rispetto agli aspetti principali della vita, cioè gli elementi fondamentali che la compongono: salute, lavoro, vita di coppia, finanze, famiglia, amicizia, mente o spirito e divertimento.

L’esercizio richiede di riflettere su ciascuno degli aspetti proposti e di assegnare un voto da 0 a 10, dove zero indica il livello più basso di soddisfazione e dieci quello più alto. Questa valutazione andrebbe ripetuta alla fine di ogni mese in modo da monitorare l’evoluzione in positivo o negativo e agire di conseguenza. La parola d’ordine resta sempre questa: agire. Il come lo vedremo tra poco.

La mappa delle emozioni consente di tenere traccia di come ci sentiamo e di come questo cambia nel tempo. Perché è un passo fondamentale, al pari dall’individuare i propri obiettivi? Le nostre emozioni incidono su ogni decisione che prendiamo e possono allontanarci dalla metà o darci maggiore motivazione e determinazione.

Questo secondo esercizio consente di visualizzare ciò che proviamo mese per mese e comprendere il peso di questo sulle nostre azioni quotidiane. Anche in questo caso serve assegnare un voto simbolico ad ogni categoria di emozioni, che per semplificare sono raggruppate in gioia, tristezza, rabbia, fiducia, paura.

Bilancio settimanale degli aspetti positivi e negativi

Come vi dicevo, le due anime di Life Planner convivono in maniera armoniosa pagina dopo pagina. Nel layout settimanale dell’agenda è presente uno spazio dedicato alle cose positive e negative fatte, successe, raggiunte, scoperte. Quello che volete.

Il box dedicato alle cose positive ha un po’ la funzione di un diario della gratitudine ma trovo importante anche il corrispettivo in negativo. Voglio darvi un consiglio: compilate questi spazi alla fine di ogni settimana e non all’inizio; in questo modo non andrete a scrivere cosa vi aspettate di positivo o che andrà male e cosa farete di bello o che odiate, generandovi ansia e preoccupazione, ma annoterete semplicemente quello che è successo da un lato e dall’altro.

Potete anche fare una prova: compilate quella parte a inizio settimana con le vostre aspettative e poi rivedetela dopo sette giorni per capire se avete eccessiva negatività (o esagerata fiducia) o se le vostre “previsioni” erano azzeccate.

Riflessioni finali

Lo so, questo titolo incute un certo timore ma se avessi usato l’espressione da life coach “domande potenti” non credo sarebbe andata meglio. Alla fine di ogni mese e poi a fine anno (e agenda) Life Planner propone sei domande per fare un po’ il punto della situazione.

Vi chiede di riflettere sulle cose più significative di quel mese, sulle lezioni che avete imparato, sulle persone che hanno fatto la differenza per voi e su cosa potreste fare voi di buono per loro, sulle cose positive e negative, sugli obiettivi raggiunti e su ciò che volete migliorare per il prossimo mese con tanto di lista di azioni concrete da compiere.

Area di pianificazione

Passiamo a quella che è in un certo senso l’area più pratica di Life Planner perché legata alle azioni concrete. Tuttavia senza la parte fondamentale che vi ho appena illustrato non potete avere un quadro completo e rischiate di andare a raggiungere in maniera efficiente obiettivi che magari non sono allineati al vostro modo di essere, ai vostri valori e che non vi fanno sentire bene.

Detto questo, la pianificazione va fatta per gradi. Io facevo così già prima di conoscere questa agenda e per questo in lei ho trovato un’alleata preziosa. Ma è perfetta per chi non è abituato a fare le cose seguendo un piano e non ha idea di come iniziare a fare pianificazione. Vediamolo insieme.

Mappa degli obiettivi

Pianificare per gradi significa partire dall’obiettivo principale e scomporlo in tanti piccoli sotto-obiettivi più semplici e veloci da raggiungere.

Questo serve sia a rendersi la vita più facile e capire meglio cosa fare e quali azioni specifiche compiere ma anche a motivarsi; lavorare per un anno intero per vedere (forse) il risultato solo alla fine è davvero difficile e si rischia di mollare. È meglio darsi dei traguardi intermedi e monitorare la strada fatta man mano e i successi ottenuti.

Se ad esempio vogliamo porci come obiettivo quello di avere uno stile di vita più sano prima dobbiamo capire che “vita sana” racchiude in sé una serie di cose: alimentazione equilibrata, attività sportiva, qualità del sonno, bilanciamento tra lavoro e vita privata, meditazione. Possiamo decidere di perseguire tutti questi sotto-obiettivi o solo alcuni e/o aggiungerne altri. A seconda dell’idea che abbiamo di vita sana e delle attività che magari già svolgiamo.

Per ognuno dei sotto-obiettivi poi dobbiamo immaginare una serie di azioni concrete da compiere per raggiungerli. Ad esempio per avere una migliore forma fisica, che si tratti di estetica o di funzionalità, dobbiamo sapere che sarà necessario allenarci con una certa frequenza e intensità. Se partiamo da zero possiamo iniziare con il raggiungere una meta più piccola per poi andare a salire di livello.

Il primo passo è proprio questo: capire cosa serve fare per arrivare dove vogliamo. Non basterà fissare la mappa degli obiettivi per raggiungerli. Serve invece avere ben chiaro quali azioni dobbiamo svolgere per ottenere i risultati uno dopo l’altro e metterle in pratica.

Pianificazione mensile e settimanale

Una volta che sappiamo cosa serve fare per raggiungere un certo obiettivo, dobbiamo andare a calendarizzare. Questo significa innanzitutto darsi delle scadenze sia per il macro-obiettivo finale (ad esempio migliorare la propria forma fisica) che per i sotto-obiettivi (allenarsi 2 volte a settimana per 90 minuti, poi 3 e 4, mangiare in sana per la maggior parte dei pasti, dormire 8 ore a notte).

Quelle che vi ho citato sono abitudini da acquisire, quindi raggiungere l’obiettivo significa che siamo in grado di svolgere quelle azioni senza doverci pensare su e senza forzarci a farlo. Questo perché appunto sono ormai abitudini consolidate, come può esserlo fare colazione appena svegli o leggere un libro andando al lavoro sui mezzi pubblici.

Diciamo quindi che dopo i primi tre mesi dell’anno vogliamo arrivare ad allenarci 3 volte a settimana, a mangiare sano dal lunedì al venerdì e dormire 7 ore e mezza a notte anticipando di mezzora l’ora della nanna. Quella è la nostra scadenza. Per i tre mesi successivi cercheremo di aumentare la frequenza degli allenamenti, mangiare sano anche il sabato e di andare a letto un’ora prima del solito per poter dormire 8 ore.

Possiamo scomporre tutto in obiettivi ancora più piccoli e darci scadenze mensili. Poi nel planning settimanale andremo a inserire i giorni in cui dobbiamo allenarci e gli orari in modo da avere l’impegno a calendario e di non lasciare tutto al caso o all’ispirazione del momento. Finché una nuova abitudine non è consolidata non ci verrà automatico seguirla e non ne sentiremo il bisogno. Per questo quindi ci serve sapere esattamente quando dobbiamo occuparcene.

Nel layout settimanale su due pagine Life Planner propone anche una serie di strumenti utili oltre al classico prospetto a giornate verticali con timing orario. C’è il focus della settimana sul quale dobbiamo concentrarci e c’è l’area dedicata alle to-do list in ambito personale e lavorativo con le attività da svolgere quella settimana e che dobbiamo andare a inserire nei singoli giorni decidendo nel dettaglio quando e per quanto tempo.

Leggete qui se vi ho spaventato

Lo so, se non siete abituati a lavorare con un piano vi può sembrare una cosa folle. E ve lo dice una che anni fa andava avanti “a sentimento”. È meno complicato di quanto sembri, anche pianificare è una (buona) abitudine e come tale all’inizio potrebbe essere difficile; vi serve un minimo di impegno, ritagliarvi un pochino di tempo all’inizio dell’anno per mettere nero su bianco cosa volete raggiungere e poi tutto verrà da sé.

Alla fine di ogni mese farete il punto della situazione e andrete a pianificare il successivo. Stessa cosa per ogni settimana. Io il venerdì di solito mi ritaglio una mezzora e faccio un planning dettagliato della settimana successiva; in questo modo il lunedì mattina, anche se arrivo da un weekend di totale svago, mi basta aprire la mia agenda per sapere cosa devo fare e dove voglio arrivare.

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